Assistant administratif [F/H]

Epinal (88000)

Prise de poste souhaitée : 4 décembre 2017
Structure : Image'Est
Type d'offre : CDD
Date limite de candidature : 20 novembre 2017

Temps plein

Présentation de la structure

IMAGE’EST est l’association qui fédère les acteurs de la filière images en région Grand Est. A ce titre, elle réunit et représente les intérêts des professionnels issus des champs de la création, de la production et de la diffusion, de l’enseignement supérieur et de la recherche, de l’éducation à l’image, de l’innovation et du patrimoine.

Elle est missionnée par le conseil régional et la Direction Régionale des Affaires Culturelles pour remplir les missions suivantes : fédérer et animer le réseau des acteurs de la filière images à l’échelle du territoire régional, accompagner le développement et la structuration économique de la filière, mettre en oeuvre les missions du Pôle régional d’éducation aux images, participer à la promotion et à la diffusion de la création d’initiative régionale, accompagner la préservation et la valorisation du patrimoine cinématographique et audiovisuel.

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, IMAGE’EST recrute un(e) assistant(e) administratif/ve en CDD sur une durée de 5 mois.

Missions

Mission principale :

Sous l’autorité du directeur, il/elle devra s’occuper de la gestion administrative et comptable de la structure : prise de rendez-vous, rédaction de documents, classement de dossiers, demande de subventions, saisie des données comptables, suivi de la facturation etc.

Activités spécifiques :

  • Accueillir les visiteurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
  • Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
  • Gérer le standard téléphonique, prendre les communications et les transmettre,
  • Rédiger et mettre en forme les documents, les trier et les classer,
  • Organiser les déplacements des membres de l'équipe, prendre les réservations et établir les notes de frais,
  • Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
  • Surveiller et contrôler l'exécution de contrats de maintenance d’entretien et d’approvisionnement de la structure,
  • Procéder à la saisie, à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de réunions,
  • Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, juridiques et commerciaux (contrats, devis, factures, etc.),
  • Actualiser les données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, budget prévisionnel, plan de trésorerie),
  • S'occuper de la saisie des données comptables de la structure (réception, tri et classement des factures, préparation des comptes annuels en lien avec le cabinet comptable),
  • Assurer une veille sur l’actualité de la filière régionale, sélectionner les informations pertinentes et les transmettre,
  • Participer à la communication externe de la structure, mettre en forme les newsletters, établir les mailings, publier des articles sur le site internet et les réseaux sociaux.

Tâches transversales :

  • Assurer le suivi budgétaire et comptable de la structure, en lien avec le Directeur et le cabinet d’expertise comptable,
  • Veiller à la diffusion en temps utile de l’information nécessaire aux membres de l’équipe.

Profil du poste

Compétences et qualifications :

  • Affinité avec le monde de la culture et notamment les secteurs du cinéma et de l’audiovisuel,
  • Compétences de base en comptabilité, droit du travail, gestion du personnel, fonctionnement associatif,
  • Techniques de secrétariat, de prise de notes, de gestion administrative,
  • Maîtrise des outils bureautiques,
  • Bon orthographe et qualités rédactionnelles,
  • Esprit de synthèse,
  • Rigueur, sens du détail, capacité d’anticipation et autonomie,
  • Aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe.

Infos complémentaires

  • Groupe C de la Convention collective nationale de l'animation, statut non cadre
  • Poste basé à Epinal (88)
  • Flexibilité dans les horaires (pics d’activités)
  • Permis B

CRÉDITS: EPCC Arteca